Klauzula informacyjna dla kontrahentów oraz ich reprezentantów i osób kontaktowych

Zgodnie z art. 13 i art. 14 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: „RODO"), przekazujemy informacje o zasadach przetwarzania Pani/Pana danych osobowych oraz o przysługujących Pani/Panu prawach.

1. Administrator danych osobowych
Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Towarzystwo Budownictwa Społecznego Wrocław spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą we Wrocławiu, ul. Stanisława Przybyszewskiego 102-104, 51-148 Wrocław, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Wrocławia-Fabrycznej we Wrocławiu, VI Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000117724, NIP 895-16-33-275, REGON 931934621, kapitał zakładowy 299 034 951,00 zł (dalej: „Administrator" lub „TBS").
Kontakt z Administratorem: ul. Stanisława Przybyszewskiego 102-104, 51-148 Wrocław, e-mail: tbs@tbs-wroclaw.com.pl, tel. (71) 325 33 38.

2. Inspektor Ochrony Danych
Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych, z którym można się kontaktować we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem: e-mail: bezp.info@gmail.com, adres do korespondencji: ul. Stanisława Przybyszewskiego 102-104, 51-148 Wrocław, z dopiskiem „Inspektor Ochrony Danych".

3. Kategorie osób, których dotyczy klauzula
Niniejsza klauzula jest skierowana do:
a) kontrahentów będących osobami fizycznymi, w tym osobami fizycznymi prowadzącymi jednoosobową działalność gospodarczą oraz wspólnikami spółek cywilnych,
b) osób reprezentujących kontrahentów (członków organów, pełnomocników, prokurentów),
c)  osób wyznaczonych przez kontrahentów do kontaktu lub do realizacji umowy (np. pracowników i współpracowników kontrahenta).

4. Cele oraz podstawy prawne przetwarzania
Pani/Pana dane osobowe przetwarzane są w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

a) zawarcie i wykonanie umowy zawartej z kontrahentem – art. 6 ust. 1 lit. b RODO (w odniesieniu do kontrahenta będącego osobą fizyczną), a w odniesieniu do reprezentantów i osób kontaktowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora polegający na bieżącym kontakcie oraz realizacji umowy zawartej z reprezentowanym podmiotem);
b)    wypełnienie obowiązków prawnych ciążących na Administratorze, w szczególności wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych oraz o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach – art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
c)    ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora);
d)    realizacja obowiązków wynikających z przepisów o dostępie do informacji publicznej oraz – w zakresie, w jakim Administrator jest do tego zobowiązany – z przepisów o zamówieniach publicznych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

5. Kategorie przetwarzanych danych
W odniesieniu do reprezentantów i osób kontaktowych, których dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od nich (art. 14 RODO), Administrator przetwarza w szczególności: imię i nazwisko, stanowisko lub pełnioną funkcję, służbowe dane kontaktowe (służbowy adres e-mail, numer telefonu), dane niezbędne do reprezentacji kontrahenta, a także dane zawarte w publicznie dostępnych rejestrach.

6. Źródło pochodzenia danych
Dane osób wskazanych w pkt 3 lit. b–c Administrator pozyskuje od kontrahenta, którego osoby te reprezentują lub w imieniu którego działają, a także z publicznie dostępnych rejestrów (Krajowego Rejestru Sądowego, Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej) oraz z innych powszechnie dostępnych źródeł.

7. Odbiorcy danych
Odbiorcami Pani/Pana danych osobowych mogą być: podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora (np. dostawcy usług informatycznych, prawnych, księgowych, pocztowych i kurierskich), podmioty uprawnione do uzyskania danych na podstawie przepisów prawa, a także kontrahenci oraz inne podmioty w zakresie niezbędnym do realizacji umowy (np. operatorzy i dostawcy mediów, w tym Fortum, w związku z realizacją przyłączenia do sieci ciepłowniczej).

8. Przekazywanie danych do państwa trzeciego
Pani/Pana dane osobowe co do zasady nie będą przekazywane do państwa trzeciego (poza Europejski Obszar Gospodarczy) ani do organizacji międzynarodowej.

9. Okres przechowywania danych
Dane będą przechowywane przez okres obowiązywania umowy, a następnie przez okres wynikający z przepisów prawa (w szczególności podatkowych i rachunkowych) oraz do upływu okresu przedawnienia roszczeń związanych z umową. Dokumentacja podlegająca archiwizacji przechowywana będzie przez okres wynikający z przepisów o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach oraz obowiązującego u Administratora jednolitego rzeczowego wykazu akt.

10. Prawa osób, których dane dotyczą
Przysługuje Pani/Panu prawo do:
a)    dostępu do treści swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
b)    sprostowania (poprawiania) danych,
c)    usunięcia danych,
d)    ograniczenia przetwarzania,
e)    przenoszenia danych – w zakresie, w jakim przetwarzanie odbywa się na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w sposób zautomatyzowany,
f)    wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO – z przyczyn związanych z Pani/Pana szczególną sytuacją,
g)    wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych narusza przepisy RODO.

11. Informacja o wymogu podania danych
Podanie danych przez kontrahenta będącego osobą fizyczną jest dobrowolne, jednak niezbędne do zawarcia i wykonania umowy — ich niepodanie uniemożliwi zawarcie lub realizację umowy. W przypadku reprezentantów i osób kontaktowych podanie danych następuje w związku z prowadzoną współpracą i warunkuje możliwość realizacji umowy zawartej z reprezentowanym podmiotem.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji
Pani/Pana dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Panią/Pana wpływało.