Dotyczy: Usługi sprzątania w budynkach i na terenach zewnętrznych przyległych do tych budynków, położonych we Wrocławiu, stanowiących własność TBS Wrocław Sp. z o.o.(4)

Do Wykonawców

Wrocław, dnia 05.12.2019r.

 

Wyjaśnienie  treści  SIWZ

Dotyczy postępowania: „Usługi sprzątania w budynkach i na terenach zewnętrznych przyległych do tych budynków, położonych we Wrocławiu, stanowiących  własność TBS Wrocław  Sp. z o.o.”

                W związku z otrzymaniem zapytań do Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, działając na podstawie art.38 ust.2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2019 r. poz.1843 ) Zamawiający udziela wyjaśnień na pytania, które wpłynęły do Zamawiającego w  dniu 03.12.2019r.  Poniżej przedstawiamy pytania Wykonawcy  i odpowiedzi Zamawiającego:

Zadanie  1

Pytanie 1.

1.  Ile jest punktów do rozwieszania flag oraz ile razy w roku zamawiający przewiduje rozwieszanie flag tj. czy na każde święto państwowe czy tylko wybrane ?

Odpowiedź: 200 punktów do rozwieszania flag, co najmniej 2 x w roku.

Pytanie 2

2. Czy wobec rozwieszania flag istnieje konieczność rozwieszenia jakiejkolwiek z nich na wysokość powyżej 3,5 m?

Odpowiedź: Tak

Pytanie 3

3. Ile korespondencji średniorocznie dostarczanej jest do mieszkańców lub ilu krotnie w ciągu roku wysyłana jest korespondencja ?

Odpowiedź:  2 x w roku za potwierdzeniem odbioru, 4 x w roku do skrzynek oddawczych,

Pytanie 4

4.  § 7 pkt 2 przedmiotowej umowy - czy w przypadku przekazywania kart potwierdzeń odbioru zamawiający dopuści możliwości przesyłania kart drogą elektroniczną na bieżąco, a następnie przekazanie oryginałów kart w uzgodnionych terminach?

Odpowiedź: Nie

Pytanie 5

5. Prosimy o podanie jaka jest ilość ogłoszeń które wykonawca ma obowiązek wywieszać na klatkach schodowych i z jaką częstotliwością?

Odpowiedź:  Co najmniej 2 x w roku, co najmniej 300 klatek.

Pytanie 6

6. Czy zamawiający posiada pomieszczenia które może udostępnić wykonawcy na cele magazynowo socjalne? Jeśli jest taka możliwość ale odpłatnie prosimy o wskazanie wysokości czynszu miesięcznego.

Odpowiedź: Zamawiający nie posiada pomieszczeń na cele magazynowe. Zamawiający udostępnia pomieszczenia na cele socjalne nieodpłatnie.

 

Pytanie 7

7. Na podstawie dotychczasowego doświadczenia Zamawiającego, prosimy o podanie średniomiesięcznej ilości przedmiotów wielkogabarytowych usuwanych z  pomieszczeń wspólnego użytku.

 

Odpowiedź: Średniomiesięczna ilość przedmiotów wielkogabarytowych usuwanych z pomieszczeń wspólnego użytku, po uprzednim powiadomieniu najemców wynosi ok. 20 m3.

Pytanie 8

8. Czy w podanych w umowie pomieszczenia, w których wykonawcy mogą dokonać poboru wody tj.  § 2 ust 2 umowy, mogą zostać przekazane wykonawcy jako pomieszczenie na sprzęt oraz środki czystości ?

 

Odpowiedź: Tak

 

Pytanie 9

9. § 4 pkt 10 umowy - Prosimy o potwierdzenie, że w związku z bieżącym usuwaniem nieczystości gabarytowych zamawiający zezwala na tymczasowe pozostawienie gabarytów w obrębie osłon śmietnikowych. Proszę o wskazanie również, ile czasu gabaryty mogą pozostawać pod osłona ?

 

Odpowiedź: Tak, do czasu podstawienia kontenerów, zgodnie z harmonogramem wywozu na danym osiedlu.

 

Pytanie 10

10. Czy w przypadku § 4 ust 12 umowy dot. doczyszczania, Zamawiający wymaga również doczyszczenia zabrudzeń, które powstały jeszcze przed przejęciem protokolarnym terenu tj. zacieki po farbie malarskiej, nacieki zapraw, przebarwienia od chemii budowlanej oraz inne trwale zabrudzone ?

 

Odpowiedź: Dotyczy  bieżących zabrudzeń, nie dotyczy zabrudzeń poremontowych.

 

Pytanie 11

11. w związku  § 4 ust 15 umowy prosimy o wskazanie, średniorocznej ilości lokali niezasiedlonych do uprzątnięcia

Odpowiedź:  Co najmniej 5 lokali.

Pytanie 12

12.  dot. §5 ust 2 umowy. Prosimy o wyjaśnienie, co zamawiający rozumie poprzez mechaniczne odkurzanie posadzki w przypadku garaży podziemnych? Czy zamawiający przewidując konieczność odkurzania mechanicznego udostępni również punkt poboru prądu w każdym obiekcie?

 

Odpowiedź: Odkurzanie przy użyciu urządzeń czyszczących mechanicznych, w razie potrzeby Zamawiający udostępni punkty poboru prądu.

Pytanie 13

13.  § 7 ust 4 umowy  – Prosimy o potwierdzenie lub wyjaśnienie, że zamawiający oprócz pierwszej próby doręczenia korespondencji, wymaga dodatkowo 2 – krotnej próby doręczenia tj. do każdego z lokali osoba roznosząca korespondencję będzie zobowiązana podejść trzy razy w przypadku nieobecności lokatora.

 

Odpowiedź: Tak

Pytanie 14

14. W związku z obowiązkiem wymiany piasku w piaskownicach prosimy o podanie czy jest możliwość dojazdu do każdej piaskownicy samochodem samowyładowczym?

 

Odpowiedź:  Nie

Pytanie 15

15.  w §14 ust 1 pkt 1 Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku dwukrotnego niewykonania bądź nienależytego wykonania czynności. Prosimy o potwierdzenie, że zgodnie z §9 ust 7. przedmiotowej umowy, nienależyte lub niewykonanie czynności zagrożone będzie karą umowną lub podstawą do odstąpienia w trybie §14 ust 1 pkt 1 jedynie w przypadku, jeśli wykonawca w określonym przez strony terminie nie dokona poprawy uchybień.                                                             

Odpowiedź:  Tak. Wykonawca winien wykonywać usługi porządkowe zgodnie z zapisami określonymi w § 4,5,6 umowy. Zapis w § 9 pkt 7 dot. kontroli dokonywanej przez Zamawiającego.

Pytanie 16

16. w §14 ust 1 pkt 2 Zamawiający może odstąpić od umowy w przypadku jednokrotnego niewykonania bądź nienależytego wykonania czynności kwartalnej. Prosimy o potwierdzenie, że zgodnie z §9 ust 7. przedmiotowej umowy, nienależyte lub niewykonanie czynności zagrożone będzie karą umowną lub podstawą do odstąpienia w trybie §14 ust 1 pkt 2 jedynie w przypadku, jeśli wykonawca w określonym przez strony terminie nie dokona poprawy uchybień.                                     

Odpowiedź: Tak. Wykonawca winien wykonywać usługi porządkowe zgodnie z zapisami określonymi w § 4,5,6 umowy. Zapis w § 9 pkt 7 dot. kontroli dokonywanej przez Zamawiającego.

Pytanie 17

17.  w §15 ust1 pkt 2- 5 oraz 13-18 Prosimy o potwierdzenie, że zgodnie z §9 ust 7. przedmiotowej umowy, nienależyte lub niewykonanie czynności zagrożone będzie karą umowną jedynie w przypadku, jeśli wykonawca w określonym przez strony terminie nie dokona poprawy uchybień.                    

Odpowiedź: W przypadku powtarzających się uchybień, Zamawiający naliczy kary zgodnie z §15 umowy.

Pytanie 18

18. w §15 ust1 pkt 2 prosimy o potwierdzenie, że wskazywana w zapisie ,,powierzchnia do sprzątania’’ odnosi się do powierzchni sprzątania przypisanej danemu adresowi na podstawie załącznika nr 1 do umowy wraz z rozróżnieniem na konkretny rodzaj powierzchni.                                                     

Odpowiedź:  Tak

Pytanie 19

19.  Zamawiający określił częstotliwość mycia klatek schodowych bez wyłączenia przypadków temperatur poniżej zera. Jak wykonawca ma się zachować w przypadku wystąpienia niskich temperatur w przypadku nieogrzewanych klatek schodowych? Czy Zamawiający będzie ponosił odpowiedzialność w przypadku pośliźnięcia się lokatora na oblodzonej powierzchni klatki schodowej?                                                                                                                                                                                      

Odpowiedź:

Wszystkie klatki schodowe są ogrzewane. W przypadku występowania temperatur poniżej ”0”, należy każdorazowo uzgodnić z Zamawiającym termin mycia klatek.

Pytanie 20

20. W § 14 wnosimy o dodanie zapisu :

,, wykonawca jest uprawniony do natychmiastowego rozwiązania umowy z winy Zamawiającego w przypadku gdy ten nie uregulował należności z tytułu 3 ostatnich faktur po 14 dniach od dnia wymagalności ostatniej z faktur. Rozwiązanie umowy w tym trybie nie znajduje analogicznej możliwości zastosowania kary umownej określonej w §15 ust 1 pkt 1 ’’

Zamawiający, jak wskazują na to wszelkie komentarze oraz wyroki KIO, stoi wobec wykonawców na pozycji uprzywilejowanej, dlatego też wzory umów stanowione przez Zamawiających mają charakter nijako adhezyjny. Z tego też powodu, należy uposażyć wykonawcę w możliwość dochodzenia swoich praw wraz z zachowaniem jego ciągłości finansowej, gdzie w przypadku braku zapisu jak wyżej , mogłoby dojść do niepowetowanej szkody spowodowanej działaniem lub zaniechaniem Zamawiającego.

Odpowiedź:  Zamawiający nie dokonuje zmiany zapisu umowy.

Zadanie 2

Pytanie 21

21.  -dot. § 9 ust 1 pkt 1-2 umowy - Prosimy o potwierdzenie, nienależyte lub niewykonanie czynności zagrożone będzie karą umowną jedynie w przypadku, jeśli wykonawca w określonym przez strony terminie nie dokona poprawy uchybień.

Odpowiedź:  Tak

Pytanie 22

22. dot §10 ust 2 umowy - Czy zgodnie ze stanem wiedzy na dzień składania ofert w niniejszym postępowaniu, Zamawiający wie, że jego biura zostaną przeniesione. Jeśli tak, to w kiedy?

 

Odpowiedź: Zamawiający wykreśla zapis w §10 ust 2 umowy.

 

Pytanie 23

23. Prosimy o włączenie zapisu do niniejszej umowy mówiący o tym, że obiekty biurowe zostaną protokolarnie przekazane wykonawcy.

 

Odpowiedź:  Zamawiający wprowadza do umowy zapis dot. protokolarnego przekazania obiektów biurowych.

W § 1 dodaje się ust.4 o następującej treści:

4. Zamawiający protokolarnie udostępni Wykonawcy, w celu realizacji przedmiotu umowy obiekty biurowe wraz z przyległym terenem. W protokole Strony określą stan czystości i  porządku  przekazywanych pomieszczeń i terenów.

 

Pytanie 24

24. W przypadku zadania II, Zamawiający przewiduje możliwość zmniejszenia powierzchni będącej przedmiotem usługi. Wnosimy o określenie minimalnej, gwarantowanej powierzchni która nie ulegnie zmianie i będzie podstawą do kalkulacji bazowej wartości kosztów w przedmiotowym postępowaniu.

 

Odpowiedź: Zamawiający wykreśla zapis w § 7 ust. 3 umowy.

Gwarantowana powierzchnia określona została w załącznikach nr 3,4,5,6 do umowy na zadanie nr 2

 

Pytanie 25

25. Dot. zadania II, prosimy o podanie jaka ilość środków higienicznych (ręczniki, mydło, papier toaletowy) jest zużywana w skali miesiąca. Jeśli Zamawiający nie dysponuje takimi danymi, proszę o podanie ilości osób korzystających z tych środków.

Odpowiedź:  60 osób

Pytanie 26

26. Pytanie dotyczy zadania 1 i 2. W celu rzetelnego skalkulowania porównywalnych ofert wnosimy o określenie poziomu minimalnego zatrudnienia osób wykonujących usługę sprzątania oraz określenie w jakim wymiarze czasu pracy te osoby mają być zatrudnione. Ponadto oferent może zatrudnić np. tylko 3 osoby na 1/16 etatu a Zamawiający nie będzie miał narzędzia do egzekwowania ilości i wymiaru czasu pracy zatrudnionych pracowników. Tym samym aspekty społeczne określone w PZP będą miały jedynie wymiar iluzoryczny.

 

Odpowiedź:

Wymogi ustawy  Pzp w zakresie art.29 ust.3a i art.36 ust 2 pkt 8a Zamawiający  określił w opisie przedmiotu zamówienia -  SIWZ Rozdział II. Opis przedmiotu zamówienia - pkt.II.1 Klauzula dotycząca zatrudnienia na podstawie umowy o pracę i wymogi te znajdują odzwierciedlenie w treści umowy: na Zadanie 1 – w § 3  , na zadanie nr 2 - § 4.

Ustawa  Pzp nie nakłada na Zamawiającego obowiązku określenia w opisie przedmiotu zamówienia aspektów społecznych, o których mowa w art.29 ust.4 ustawy Pzp

W niniejszym postępowaniu Zamawiający nie stosuje art.29 ust.4 i nie określa wymagań z art.36 ust.2 pkt 9 ustawy Pzp.